C’è sempre molta confusione quando si parla di conservazione dei documenti fiscali e contabili aziendali.

Se inoltre in caso di accertamento non si fosse in grado di produrre “la prova”, della quale si ha l’onere, ci si può trovare nella brutta condizione di dover nuovamente pagare somme già versate, aggravate da sanzioni ed interessi.

A seconda del tipo di documento sono stabiliti tempi di conservazione differenti e questo breve promemoria, certamente non esaustivo e comunque suscettibile di variazioni di legge, potrà quindi essere utile per evitare costosi grattacapi.

Documenti da conservare per 1 anno

  • le ricevute di trasporto per le spedizioni in Paesi europei,
  • le ricevute di pagamento presso strutture turistico o alberghiere.

Documenti da conservare fino a 5 anni

  • le dichiarazioni dei redditi (es. la dichiarazione presentata nel 2023 relativa all’anno al 2022 dovrà essere archiviata sino a dicembre 2028);
  • la Certificazione Unica dei redditi;
  • fatture o parcelle di professionisti come il commercialista, il notaio, l’avvocato, l’elettricista, l’idraulico (se l’importo è stato inserito in detrazione, altrimenti 3 anni);
  • le dichiarazioni delle rate di mutui (meglio conservarle fino alla cancellazione dell’ipoteca);
  • ricevute dei canoni di locazione;
  • ricevute di pagamento delle spese condominiali;
  • le ricevute di pagamento di IMU e TARI;
  • bollette di utenze luce, gas, acqua e telefono fisso;
  • le ricevute di pagamento dell’assicurazione auto (se l’importo è stato inserito in detrazione);
  • le ricevute di pagamento del bollo auto (se l’importo è stato inserito in detrazione, altrimenti 4 anni);
  • le ricevute di pagamento di multe per infrazioni al Codice della strada;
  • le ricevute relative a rette scolastiche, corsi di attività sportive (solo se spese detraibili);
  • gli scontrini per medicinali e dispositivi medici (utilizzati ai fini fiscali e inseriti in detrazione).

Documenti fiscali e contabili da conservare fino a 10 anni

  • le scritture societarie dalla data dell’ultima registrazione;
  • le fatture, le lettere ed i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti;
  • il libro giornale, libro degli inventari e scritture contabili (obbligatori per imprenditori commerciali);
  • il libro soci, libro delle assemblee, del consiglio di amministrazione (o consiglio di gestione), del collegio sindacale (consiglio di sorveglianza o comitato di controllo sulla gestione), del comitato esecutivo;
  • le assemblee degli obbligazionisti, libro degli strumenti finanziari (obbligatori per società per azioni);
  • il libro soci, libro delle decisioni dei soci, degli amministratori, del collegio sindacale o del revisore (obbligatori per società a responsabilità limitata);
  • ricevute di pagamento di bollette per la telefonia mobile;
  • estratti conto bancari e postali.

Documenti da conservare per 15 anni

Rientrano in questa categoria tutti i documenti relativi a ristrutturazioni edilizie, i cui importi sono stati portati in detrazioni fiscali (fine del quinto anno successivo alla dichiarazione dei redditi dove si è detratta l’ultima quota della detrazione).

Concludendo, si parla di un sacco di carta!

Se pensate di buttar via raccoglitori e documenti aziendali per liberare spazio in ufficio, fate molta attenzione! Forse è più prudente affidare il vostro archivio documentale a noi di Remova srl; possiamo parlarne senza alcun impegno.