Helpie FAQ

REMOVA è attiva in Lombardia, prevalentemente in Milano e provincia; tuttavia siamo in grado di soddisfare le esigenze di archiviazione fisica e/o archiviazione digitale anche di clienti che operano nel nord Italia.

Per valutare la vostra necessità di trasferire il vostro archivio documentale, o di dematerializzarlo, potete contattarci senza alcun impegno su remova.it/contatti/

Nel settore dell’archiviazione documenti operano molti soggetti improvvisati o provenienti dai settori della logistica; per ottenere un preventivo professionale è indispensabile quindi:

• un incontro per capire la tipologia dei vostri documenti e l’attuale sistema di archiviazione (come vengono gestiti, la loro fascicolazione, raccolta, archiviazione ed i metodi di ricerca); questo servirà a creare il metodo di indicizzazione dell’archivio documentale più efficace;

• un sopralluogo al posto dove conservate i vostri documenti.

Questo ci consentirà sia di:

– identificare il sistema di inscatolamento dei raccoglitori o dei documenti,

– quantificare i volumi di documenti da archiviare,

– valutare i tempi per le operazioni di preparazione e di trasferimento del vostro archivio documentale.

Ci pensiamo noi; REMOVA fornisce un servizio completo che contempla i materiali standard per l’imballo, la manodopera per le operazioni di inscatolamento – carico – trasferimento dei documenti presso il nostro centro di archiviazione. Contestualmente a questa fase si provvede all’indicizzazione dei raccoglitori e delle scatole.

È il metodo che consente, attraverso la compilazione di un data-base, l’immediata localizzazione di un documento o raccoglitore depositato presso il nostro centro di archiviazione; permette di eseguire e soddisfare le successive richieste di ricerche documentali da parte del cliente.

Ci pensiamo noi durante le fasi di preparazione delle scatole che conterranno la vostra documentazione destinata al nostro centro di archiviazione.

Le scatole, contenenti la vostra documentazione cartacea, saranno indicizzate in modo univoco e depositate nelle scaffalature; questa operazione contempla l’inserimento nei dati di indicizzazione e ubicazione delle scatole nel nostro software di gestione.

In questo modo saranno ottimizzati i tempi per le successive vostre richieste di ricerche dei documenti.

Quando avrete la necessitàpotrete scegliere tra le opzioni per voi più comode:

• richiedere copia pdf di un documento archiviato (invio con mail);
• richiedere l’originale di un documento in archiviazione (consegna fisica);
• gestire in autonomia il vostro documento, visione e stampa (area riservata).

Questa ultima opzione presuppone che il vostro archivio cartaceo sia stato dematerializzato.

Il processo di dematerializzazione indica la trasformazione di ogni documento cartaceo del vostro archivio in un file; questa operazione è definita digitalizzazione.

Provvediamo alla normalizzazione dei documenti, ovvero alla loro preparazione per la scansione (eliminazione graffette, punti metallici ed altri sistemi di legatura), e successiva scansione.

I file (pdf), secondo vostre indicazioni, vengono ordinati in directory, suddivise in specifiche cartelle e sottocartelle per facilitare la ricerca dei file archiviati.

In qualsiasi momento vogliate, attraverso l’AREA CLIENTI; potrete visionare e stampare i vostri documenti, anche da remoto, da qualsiasi dispositivo (PC, smartphone, tablet).

Il nostro servizio prevede l’invio di documentazione con mail entro le 48 ore dalla richiesta; segnalando l’eventuale urgenza la richiesta sarà evasa entro le 24 ore.

Provvediamo alla riconsegna di documenti fisici entro le 48 ore dalla richiesta; segnalando l’eventuale urgenza la richiesta sarà evasa entro le 24 ore.

La sicurezza dei documenti in archiviazione è la nostra priorità; il centro di archiviazione di REMOVA è dotato di sistema antincendio, anti-intrusione, allarme e videosorveglianza collegata a primario Istituto di Vigilanza con servizio di pronto intervento h24 e ronda notturna. Il sistema di videosorveglianza con telecamere e allarme è ad integrale copertura di tutto il perimetro esterno e di ogni area interna dell’archivio.

Certamente; possiamo provvedere alla distruzione e macero dei documenti secondo le vostre disposizioni.

Il servizio contempla il trasporto per il conferimento ai centri di macero autorizzati (trattamento di rifiuti non pericolosi), con emissione di regolare Formulario Rifiuti e dalla dichiarazione dell’avvenuta distruzione dei documenti.

A seconda delle vostre esigenze di privacy è possibile la frammentazione dei documenti in distruzione in diversi livelli di grandezza.