Ormai il tuo ufficio è invaso da documenti; i tuoi scaffali ne sono pieni, ma devi conservare tutto!
I problemi iniziano quando devi cercare “proprio quel determinato documento”; tempo e denaro persi ogni volta in ricerche.
L’ufficio sempre in disordine e lo spazio diminuisce sempre più.
Segui questi pochi e semplici i passaggi per migliorate la gestione dei tuoi documenti.
Incontro
Necessario per identificare il tipo, la quantità di documenti e identificare il sistema di archiviazione adeguato.
Questa fase consente di formulare la migliore offerta.
Indicizzazione
L’indicizzazione dei documenti (o dei raccoglitori) consentirà di generare la struttura logistica del vostro archivio remoto.
Il sistema di codifica generato sarà in grado di assicurare la rintracciabilità di ogni singolo documento archiviato.
Il data-base di indicizzazione sarà condiviso con voi; in tal modo potrete sempre richiedere l’estrazione, la riconsegna o visionare ogni specifico documento.
Inscatolamento
Documenti e raccoglitori vengono inseriti, dai nostri operatori, secondo le specifiche individuate nel primo incontro. Le scatole utilizzate (box) sono idonee per la corretta archiviazione, lunga conservazione e la preservazione dei documenti.
Trasferimento
Le operazioni di carico e di trasferimento presso il nostro centro di archiviazione sono eseguite dai nostri operatori; per grandi volumi utilizziamo partner qualificati.
Archiviazione
I box vengono collocati nelle scaffalature della struttura; ogni posizione è contraddistinta dal codice alfanumerico che consente l’immediata reperibilità dello specifico box e documento.
Semplice no? Facciamo due chiacchiere insieme.