Con il passare degli anni di attività è inevitabile che la quantità di documenti, dei quali avete l’obbligo di conservazione oppure volete conservare, prenda il sopravvento; e non sempre, anche per motivi di spazio, è possibile mantenere l’ordine iniziale o la logica di collocazione.

Inoltre, per quanto ampi, gli spazi si riducono sempre più, impedendo alle volte un loro miglior e più redditizio impiego.

La scelta ottimale è quindi trasformare il vostro archivio documenti in un archivio remoto, dove tutto è in ordine ed al sicuro; sono diversi i vantaggi che tale soluzione offre:

  • recupero di spazio, che potrebbe essere utilizzato con maggior profitto, o quantomeno, migliorare di molto le vostre necessità operative o di vivibilità degli uffici.
  • miglioramento della vostra immagine, per voi stessi e per i vostri ospiti: a voi che quotidianamente entrate in ufficio, viene il malumore vedere sempre il disordine; per chi viene nei vostri uffici l’immagine non sarà mai di efficienza.
  • eliminazione dei costi occulti; una persona che cerca un documento in un archivio non organizzato può metterci diverso tempo, e questo tempo ha un costo che è variabile.
  • la riservatezza. Non sempre si riesce a tutelare un aspetto così importante; alle volte i contenuti dei documenti contengono informazioni riservate che non vorreste (o il vostro cliente impone) fossero alla portata di chi collabora con voi.

Qualcuno potrebbe pensare di trasferire l’archivio documentale negli spazi di self-storage; per questi semplici motivi sarebbe una scelta certamente non efficace né tanto meno efficiente:

  • dal punto di vista economico il solo deposito (spesso unico servizio offerto) è decisamente più oneroso,
  • dal punto di vista operativo, se non per lo spazio liberato, non cambierà nulla. Occuperete gli spazi affittati con la stessa metodogia ed inoltre, ogni volta che avrete bisogno di reperire un documento, l’operazione richiederà ancora più tempo e con ulteriore aggravio dei costi

REMOVA offre una soluzione ottimale, composta da diversi vantaggi:

  • zero problemi di trasferimento della materialità, quindi dei raccoglitori e dei documenti; il servizio include l’inscatolamento, la creazione di un indice che consentirà l’immediata reperibilità di ogni singolo documento, il trasferimento presso il nostro centro di archiviazione.
  • zero problemi di spazio e costi senza sprechi; viene fatturato esclusivamente lo spazio realmente utilizzato.
  • costi ridotti per la consultazione; se i documenti sono stati solo archiviati sarà sufficiente richiedere il documento e vi trasferiremo rapidamente una sua scansione con e-mail; se desiderate riceverlo fisicamente ve lo recapiteremo direttamente. Se il vostro archivio sarà stato dematerializzato, ogni vostro documento potrà essere immediatamente visionato, stampato e scaricato da qualsiasi device (pc, tablet, telefono).

Contattaci.