Per ogni settore, e tipologia di documenti da destinarsi all’archiviazione materiale in outsourcing, sono richieste le seguenti fasi:
SOPRALLUOGO
Senza alcun impegno ci rechiamo presso la vostra sede per identificare la tipologia e la quantità della documentazione da archiviare e l’attuale sistema di archiviazione dei documenti.
Questo ci consentirà di formulare la nostra migliore offerta, definendo il miglior sistema di inscatolamento dei raccoglitori o dei documenti, ottimizzando i tempi per le operazioni di preparazione di trasferimento del vostro archivio documentale.
INSCATOLAMENTO
I documenti o i raccoglitori del vostro archivio vengono inseriti, dai nostri operatori, secondo le specifiche individuate in sede di sopralluogo. In questa fase viene registrato quanto inscatolato per consentire l’indicizzazione dell’archivio documentale.
Le scatole utilizzate (box) sono idonee per la corretta archiviazione fisica dei documenti, garantendo i tempi di lunga conservazione e preservazione.
TRASFERIMENTO
Le operazioni di carico e di trasferimento presso il nostro centro di archiviazione sono eseguite dai nostri operatori; per grandi volumi utilizziamo partner qualificati.
INDICIZZAZIONE
Il processo di indicizzazione dei documenti consentirà di generare la struttura logistica del vostro archivio documentale remoto. Il sistema di codifica generato, collegato all’ubicazione, sarà in grado di garantire l’identificazione per la rintracciabilità del singolo documento archiviato. Il data-base di indicizzazione è condiviso con il cliente e mantenuto aggiornato; in tal modo vi sarà sempre possibile richiedere l’estrazione, la riconsegna o la visione dello specifico documento.
CONSERVAZIONE
Una volta terminato il processo d’indicizzazione, i box vengono collocati nelle scaffaluture della struttura; ogni posizione è contraddistinta dal codice alfanumerico che consente l’immediata reperibilità dello specifico box e documento.
DEMATERIALIZZAZZIONE
La dematerializzazione degli archivi cartacei consente di convertire tutti documenti cartacei in documenti elettronici, trasformandoli in archivi digitali, con notevoli vantaggi di gestione e liberando spazi inutilmente occupati dai documenti in formato cartaceo.
Offriamo un servizio di:
- digitalizzazione (totale o parziale) dei vostri documenti
- archiviazione cartacea e/o digitale
- gestione dei vostri documenti cartacei o digitali
consentendo di realizzare in tempi brevi il vostro archivio dematerializzato.
Questo sistema consente una veloce consultazione e gestione di tutti i documenti depositati nell’archivio digitale ed è compatibile con i nostri servizi di ARCHIVIO WEB.
I processi di dematerializzazione dei documenti prevedono le seguenti fasi operative:
- analisi preliminare della tipologia dei documenti per stabilire con il cliente il sistema archivistico da adottare
- normalizzazione dei documenti, ovvero la loro preparazione per la scansione (spinzatura, pulizia da graffette ed altri sistemi di legatura)
- creazione di directory, suddivise in specifiche cartelle e sottocartelle per facilitare l’ubicazione, e la ricerca, dei file archiviati
- scansione dei documenti e salvataggio in b/n o a colori, in varie risoluzioni e in diversi formati concordati con il cliente: file PDF, file TIF, ecc
- ricomposizione dei fascicoli dei documenti cartacei, come in origine
- ricomposizione dei raccoglitori dei documenti, come in origine, e inscatolamento.
RICERCA DOCUMENTI
Questi servizi, a seconda della tipologia della richiesta (documento file o fisico) e coerentemente con la vostra attività, vengono evasi nei tempi concordati e con modalità ordinarie o con carattere d’urgenza.
La richiesta, a seconda del tipo di archiviazione attivato, può essere formulata con e-mail o attraverso l’Area Clienti da PC, tablet o smartphone.
Infine, attraverso l’area dedicata dell’ARCHIVIO WEB potrete, in modo totalmente autonomo, ricercare, visionare, stampare o eseguire il download dei documenti dematerializzati inseriti.
ARCHIVIO WEB
È la soluzione più completa ed efficiente per i sistemi di archiviazione e di gestione documentale.
Questo servizio vi fornisce la possibilità di accedere alla vostra Area Riservata e, in modo totalmente autonomo, vi consente di ricercare, visionare, stampare o eseguire il download dei documenti inseriti nel vostro spazio archivio.
Vi sarà quindi consegnata una username ed una password univoca per poter accedere al servizio.
Il sistema ARCHIVIO WEB è flessibile e prevede la possibilità di fornire diversificate autorizzazioni di accesso alla vostra Area Riservata; potrete decidere di estendere la visibilità ed il tipo di operatività di tutti, o solo alcuni, documenti ai vostri collaboratori.
Potrete accedere al vostro archivio on-line da qualsiasi device (PC, notebook, ipad, tablet, cellulare).
DISTRUZIONE DOCUMENTI
La distruzione documenti è un servizio rivolto ai clienti che hanno la necessità di eliminare documenti cartacei, salvaguardando i dati sensibili contenuti come prescritto per legge.
Offriamo quindi un servizio di distruzione documenti svolto con professionalità e riservatezza, nella tutela della tua privacy e quella dei tuoi clienti, nonché nel pieno rispetto della normativa ambientale.
Per i servizi di distruzione e macero documenti ci avvaliamo di partner operativi regolarmente autorizzati al trasporto e trattamento di rifiuti non pericolosi.
Il trasporto, il conferimento ai centri di macero e la distruzione dei documenti viene certificato tramite emissione di regolare Formulario Rifiuti e dalla dichiarazione dell’avvenuta distruzione dei documenti.
A seconda delle vostre esigenze è anche possibile adottare diversi livelli di grandezza dei frammenti dei documento in distruzione (secondo le norme UNI EN15713 e DIN 66399).
